Welche Prozesse eignen sich für KI?

Für KI eignen sich Prozesse, die häufig wiederkehren und mit Texten oder Dokumenten arbeiten. Außerdem muss ein Mensch das Ergebnis in kurzer Zeit prüfen können. Eher nicht geeignet sind seltene Sonderfälle und Abläufe ohne digitale Unterlagen. Dasselbe gilt für Entscheidungen, bei denen ein unbemerkter Fehler teuer wird.

Mit den sieben Fragen in diesem Artikel prüfen Sie einen Ablauf selbst. Technikwissen brauchen Sie dafür nicht. Am Ende wissen Sie, ob der Ablauf ein Kandidat für eine KI-Automatisierung ist oder ob vorher noch etwas fehlt.

Welche Prozesse eignen sich für KI, welche nicht?

Die Tabelle zeigt typische Abläufe aus Büro, Planung und Kundenservice. Links steht Vorarbeit, die ein Mensch anschließend freigibt. Rechts stehen Schritte, die ohne Gegenlesen Folgen haben, und Fälle, die zu selten vorkommen.

Geeignet	Eher nicht geeignet
Büro: Eingangsrechnungen auslesen und zur Freigabe vorlegen	Büro: Zahlungen ohne zweite Prüfung auslösen
Büro: Posteingang sortieren und dem passenden Vorgang zuordnen	Büro: Verträge abschließend bewerten
Planung: Aus einem Auftragstext Art und Dringlichkeit vorschlagen	Planung: Einmalige Sonderfälle, für die es keine Vorlage gibt
Planung: Einen Entwurf für den Tagesplan vorlegen, den die Disposition prüft	Planung: Die Einteilung selbstständig ändern und verschicken
Kundenservice: Antwortentwürfe auf wiederkehrende Fragen schreiben	Kundenservice: Über Kulanz oder Preisnachlass entscheiden
Kundenservice: Lange Anfragen zusammenfassen und fehlende Angaben benennen	Kundenservice: Beschwerden ohne menschlichen Blick beantworten

Die rechte Spalte heißt bewusst „eher nicht“. Viele dieser Aufgaben lassen sich teilen: Die KI bereitet vor, die Entscheidung bleibt bei einem Menschen.

Wie läuft der Check in 30 Minuten ab?

Nehmen Sie sich einen einzelnen Ablauf vor, keinen ganzen Bereich. „Angebote“ ist zu groß. „Aus einer Kundenanfrage die Angaben für das Angebot heraussuchen“ hat die richtige Größe.

Notieren Sie, was hereinkommt und was am Ende vorliegen soll. Dann gehen Sie die sieben Fragen der Reihe nach durch und schreiben zu jeder ein Ja oder ein Nein. Holen Sie die Person dazu, die den Ablauf heute erledigt. Sie kennt die Ausnahmen, die in keiner Beschreibung stehen.

Die 30 Minuten sind ein Richtwert für einen klar abgegrenzten Ablauf. Hat er viele Ausnahmen, dauert es länger.

Mit welchen sieben Fragen prüfe ich einen Ablauf?

1. Kommt die Aufgabe oft genug vor?

Je öfter ein Ablauf anfällt, desto eher trägt er den Aufwand für Einrichtung und Pflege. Als Faustregel gilt: mehrmals in der Woche. Eingangsrechnungen im Büro gehören meist dazu, ebenso Rückfragen zum Auftragsstand im Kundenservice. Was zweimal im Jahr vorkommt, bleibt besser Handarbeit.

2. Besteht der Eingang aus Text oder Dokumenten?

Sprachmodelle sind dort stark, wo Sprache verstanden und formuliert werden muss: bei E-Mails, PDF-Dateien, Formularen und frei geschriebenen Notizen. Im Kundenservice trifft das auf fast jede Anfrage zu. Besteht ein Ablauf nur aus Zahlen in festen Feldern, reicht meist eine Rechenregel.

3. Liegen die Unterlagen digital vor?

Eine KI verarbeitet nur, worauf sie zugreifen kann. Steht die Wocheneinteilung auf einer Wandtafel und steckt das Wissen über die Kunden im Kopf des Meisters, fehlt die Grundlage. Dann ist der erste Schritt, die Planung in eine Software zu holen. KI kommt danach.

4. Ist klar, wie ein gutes Ergebnis aussieht?

Legen Sie zwei Kolleginnen oder Kollegen dieselbe Kundenanfrage vor. Unterscheiden sich die beiden Antworten in der Sache, fehlt ein gemeinsamer Maßstab. Den braucht eine KI ebenso wie ein neuer Mitarbeiter in der Einarbeitung. Gute Ergebnisse aus den letzten Monaten eignen sich dafür als Vorlage.

5. Kann jemand das Ergebnis schnell prüfen?

Einen Antwortentwurf gegenzulesen geht meist schneller, als ihn zu schreiben. Solche Abläufe eignen sich gut: Die Arbeit wird weniger, und trotzdem sieht ein Mensch jedes Ergebnis. Dauert das Prüfen so lange wie die Arbeit selbst, ist nichts gewonnen.

6. Bleibt ein Fehler ohne schwere Folgen?

Sprachmodelle machen Fehler und klingen dabei überzeugend. Überlegen Sie, was im schlechtesten Fall passiert und ob es jemand bemerkt, bevor etwas das Haus verlässt. Ein falsch einsortierter Beleg fällt bei der Freigabe auf. Eine falsche Summe im Angebot kostet Geld. In solchen Abläufen darf KI vorbereiten, aber nicht abschließen.

7. Dürfen die Daten an einen KI-Dienst gehen?

Kundennamen oder Ihre Kalkulation schließen KI nicht von vornherein aus. Vor dem ersten Test sollte aber feststehen, welcher Anbieter die Daten in welchem Land verarbeitet und welcher Vertrag das regelt. Bei besonders sensiblen Angaben, etwa zur Gesundheit, lautet die Antwort im Check zunächst Nein, bis das geklärt ist. Die Einzelheiten stehen in unserer Checkliste zu KI und DSGVO.

Wie werte ich die Antworten aus?

Zählen Sie die Ja-Antworten und sehen Sie nach, bei welchen Fragen ein Nein steht. Ein einzelnes Nein kann schwerer wiegen als die Summe. Die Auswertung ist grob und ersetzt keinen Test mit echten Unterlagen. Sie bringt aber Ihre Liste in eine Reihenfolge.

Ihr Ergebnis	Was es bedeutet
Sieben Ja	Guter Kandidat. Der nächste Schritt ist ein Test mit echten Unterlagen.
Fünf oder sechs Ja	Kandidat mit Vorarbeit. Klären Sie zuerst die Fragen, bei denen ein Nein steht.
Vier Ja oder weniger	Zurückstellen. Prüfen Sie den nächsten Ablauf auf Ihrer Liste.
Nein bei Frage 1	So lassen. Der Ablauf kommt zu selten vor.
Nein bei Frage 2	Kein Fall für KI. Meist reicht eine feste Regel.
Nein bei Frage 3	Die Grundlage fehlt. Erst die Unterlagen digital ablegen.
Nein bei Frage 4	Der Maßstab fehlt. Erst festlegen, wie ein gutes Ergebnis aussieht.
Nein bei Frage 5	Wenig gewonnen. Suchen Sie einen Teilschritt, der sich schneller prüfen lässt.
Nein bei Frage 6	Nur mit einem Freigabeschritt, in dem ein Mensch jedes Ergebnis sieht.
Nein bei Frage 7	Noch nicht startklar. Erst klären, welcher Dienst die Daten verarbeiten darf.

Haben Sie mehrere Abläufe geprüft, beginnen Sie mit dem, der die meisten Ja-Antworten hat und bei dem ein Fehler am wenigsten kostet. Ein Ablauf reicht für den Anfang.

Welche Fehler sollte ich bei der Auswahl vermeiden?

Der erste Fehler ist, vom Werkzeug her zu denken. „Wir brauchen einen Chatbot“ ist keine Aufgabe. Eine Aufgabe ist: „Rückfragen zum Liefertermin sollen am selben Tag beantwortet sein.“ Erst wenn die Aufgabe feststeht, lässt sich sagen, welches Werkzeug passt.

Der zweite Fehler ist, mit dem größten Ablauf zu beginnen, weil dort am meisten zu holen scheint. Große Abläufe haben viele Ausnahmen, und an den Ausnahmen hängt der Aufwand. Ein kleiner Ablauf mit klarem Eingang zeigt schneller, was in Ihrem Betrieb funktioniert.

Was sollte ich vor dem ersten Test messen?

Zählen Sie eine Zeit lang mit, zum Beispiel zwei Wochen, wie oft der Ablauf vorkommt und wie lange ein Vorgang dauert. Notieren Sie auch, wie oft nachgefragt oder korrigiert werden muss. Ohne diese Zahlen lässt sich später nicht sagen, ob die KI etwas gebracht hat.

Wir versprechen deshalb vorab keine Einsparung. In einem Piloten messen wir vorher und nachher am selben Ablauf. Am Ende steht eine klare Antwort: weiterbauen, anpassen oder lassen. Wie ein solcher Pilot aufgebaut ist, steht unter Vorgehen.

Wann reicht eine feste Regel ohne KI?

Lässt sich ein Ablauf vollständig als Wenn-Dann beschreiben, ist klassische Automatisierung die bessere Wahl. Sie liefert bei gleichem Eingang immer dasselbe Ergebnis und braucht kein Sprachmodell. Eine Terminerinnerung drei Tage vorher ist so ein Fall. Ein anderer ist die Regel, dass Rechnungen ab einem festen Betrag an die Geschäftsführung gehen.

KI lohnt sich dort, wo der Eingang jedes Mal anders aussieht, etwa bei frei formulierten E-Mails oder Dokumenten verschiedener Absender. Oft arbeitet beides zusammen: Die KI liest den Eingang, eine feste Regel entscheidet, wohin er geht. Die Unterschiede zwischen den Werkzeugen erklärt der Artikel „KI-Agent, Chatbot und Automatisierung“.

Wie sieht das in einem echten System aus?

Wir haben eine Betriebsplattform für einen Dachdeckerbetrieb entwickelt und betreuen sie. Dort gilt der Leitsatz: KI versteht, Code rechnet, der Mensch entscheidet. Er entspricht den Fragen 5 und 6 dieses Checks.

Beim Ausfüllen von Leistungsverzeichnissen liest ein Sprachmodell die Positionen aus dem PDF. Die Geldbeträge rechnet fester Programmcode und prüft sie gegen die Summen des Angebots. Weicht die Summe ab, gibt die Plattform kein ausgefülltes Dokument aus. Dateien im GAEB-Format, einem verbreiteten Austauschformat für Leistungsverzeichnisse am Bau, liest die Plattform ganz ohne KI. Dort genügt eine feste Regel.

Die Plattform hat außerdem eine Anbindung für KI-Assistenten mit zwölf Werkzeugen, von denen neun nur lesen. Sie ist so gebaut, dass ein Assistent einen Tagesplan nur als Entwurf ablegen kann. Gültig wird ein Plan erst durch einen Menschen. Die Einzelheiten zeigt die Referenz Molderings.

In unserer eigenen Lernplattform KeinBock.io sind wir bei Frage 6 strenger. Im Teil für Schulen bewertet keine KI die Lernenden. Die einzige KI-Funktion dort ist ein Werkzeug, mit dem Lehrkräfte Arbeitsblätter erstellen.

Nächster Schritt

Hat Ihr Check einen oder zwei Kandidaten ergeben, bringen Sie Ihre Notizen in ein erstes Gespräch mit. Dort gehen wir die sieben Fragen an Ihren echten Unterlagen durch und sagen es auch, wenn eine feste Regel oder eine kleine Anpassung Ihrer Software reicht. Wie wir einen geeigneten Ablauf danach umsetzen, steht auf der Seite KI-Automatisierung.