Welcher Tarif passt und welche Daten hinein dürfen: eine Anleitung für Geschäftsführer und Verantwortliche in kleinen und mittleren Betrieben. Mit Quellen der Anbieter und der Datenschutzaufsicht, Stand November 2026.
Wer ChatGPT im Unternehmen einführen will, bringt meist Ordnung in etwas, das schon läuft. Nötig sind ein Geschäftstarif mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Firmenkonten für alle, die damit arbeiten, eine kurze Richtlinie und für den Anfang wenige klar umrissene Aufgaben. Private Konten scheiden für Firmendaten aus.
Die Datenschutzkonferenz geht in ihrer Orientierungshilfe zu KI und Datenschutz davon aus, dass Beschäftigte KI-Anwendungen in vielen Unternehmen eigenmächtig nutzen, solange klare Regeln fehlen. Der Ausweg ist ein geregelter Zugang. Dieser Artikel beschreibt ihn in sechs Schritten und beantwortet danach die Fragen, die sich dabei stellen. Er ist keine Rechtsberatung. Angaben zu Tarifen und Verträgen stammen von den Seiten der Anbieter, Stand: November 2026.
Wie führen wir ChatGPT im Unternehmen ein?
- Aufgaben auswählen. Suchen Sie zwei bis drei wiederkehrende Arbeiten, bei denen viel Text gelesen oder geschrieben wird, zum Beispiel Anschreiben vorformulieren oder lange Unterlagen zusammenfassen. Wie sich solche Aufgaben finden und bewerten lassen, beschreibt der Artikel „Welche Prozesse eignen sich für KI?“.
- Tarif buchen, Vertrag ablegen. Buchen Sie einen Geschäftstarif und legen Sie den Vertrag zur Auftragsverarbeitung zu Ihren Unterlagen. Haben Sie einen Datenschutzbeauftragten, binden Sie ihn jetzt ein.
- Firmenkonten einrichten. Jede Person meldet sich mit der Firmenadresse und einem zweiten Faktor an. Dienstliches über private Konten endet an diesem Tag.
- Richtlinie schreiben. Zwei Seiten genügen. Was hineingehört, steht weiter unten.
- Einweisen und klein beginnen. Starten Sie mit wenigen Personen und den ausgewählten Aufgaben. Halten Sie fest, wer wann eingewiesen wurde.
- Auswerten. Setzen Sie einen Termin nach vier bis sechs Wochen. Halten Sie fest, welche Aufgabe Zeit gespart hat und wo die Ergebnisse unbrauchbar waren. Danach entscheiden Sie, ob der Kreis größer wird.
Welche ChatGPT-Version brauchen wir?
OpenAI trennt seine Tarife nach Einzelpersonen und Unternehmen. Die Preisseite nennt Free, Go, Plus und Pro für Einzelpersonen sowie Business und Enterprise für Unternehmen (Stand: November 2026).
| Tarif | Gedacht für | Training mit Ihren Eingaben |
|---|---|---|
| Free, Go, Plus, Pro | Einzelpersonen | Ja, solange Sie nicht widersprechen |
| Business | Unternehmen ab zwei Benutzern | Nein |
| Enterprise | größere Unternehmen, über den Vertrieb | Nein, als Voreinstellung |
Für einen kleinen oder mittleren Betrieb ist Business in der Regel der passende Einstieg. Der Tarif wird je Benutzer und Monat berechnet und lässt sich monatlich oder jährlich buchen. Auf der Business-Seite nennt OpenAI eine zentrale Verwaltung von Nutzung, Berechtigungen und Ausgaben sowie die Anmeldung über SSO und Mehr-Faktor-Authentifizierung. Dort sagt OpenAI auch zu, die Daten nicht zum Trainieren der Modelle zu verwenden.
Wer Datenresidenz, eine automatische Benutzerverwaltung über SCIM oder rollenbasierte Rechte braucht, wird auf derselben Seite an den Vertrieb für Enterprise verwiesen. Die aktuellen Beträge stehen auf der Preisseite. Wir nennen sie hier nicht, weil sie von der Abrechnungsart abhängen und sich ändern können.
Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung nennt OpenAI Data Processing Addendum. Er ergänzt das OpenAI Services Agreement und ist dessen Bestandteil. Kunden aus dem Europäischen Wirtschaftsraum schließen ihn mit OpenAI Ireland Ltd. OpenAI handelt darin als Auftragsverarbeiter und führt seine Unterauftragnehmer in einer öffentlichen Liste (Fassung v.010126, abgerufen im November 2026).
Dürfen Kundendaten in ChatGPT?
In ein privates Konto gehören keine Kundendaten. Zu den Tarifen für Einzelpersonen steht auf der Preisseite, dass Inhalte zum Training der Modelle verwendet werden und eine Abmeldung möglich ist. Die Hamburger Datenschutzaufsicht hält in ihrer Checkliste für Chatbots fest: Räumt sich ein Anbieter die Verwendung für eigene Zwecke ein, dürfen keine personenbezogenen Daten übermittelt werden.
Mit einem Geschäftstarif ändert sich die Ausgangslage, erlaubt ist damit aber nicht alles. Wer die KI-Anwendung eines externen Anbieters als Cloud-Lösung nutzt, steht nach der Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz häufig in einem Auftragsverarbeitungsverhältnis und muss dann einen Vertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO schließen. Dazu kommt eine Rechtsgrundlage wie bei jeder anderen Software, in der Kundendaten liegen. Geben Sie außerdem nur so viel ein, wie die Aufgabe braucht.
Auch mit Vertrag können Daten den Europäischen Wirtschaftsraum verlassen. Das Addendum von OpenAI stützt solche Übermittlungen auf Standardvertragsklauseln oder einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Ob das für Ihre Daten genügt, klären Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Als Faustregel für den Start empfehlen wir diese Einteilung:
| Datenart | Im Geschäftstarif | Bedingung |
|---|---|---|
| Öffentliche Texte, eigene Entwürfe ohne Personenbezug | Ja | keine |
| Interne Zahlen und Kalkulationen | Ja | nur im Firmenkonto |
| Kunden- und Mitarbeiterdaten | Eingeschränkt | Vertrag, Rechtsgrundlage, so wenig wie möglich |
| Gesundheitsdaten und andere besonders geschützte Angaben | Nein | nur nach gesonderter Prüfung |
Für private Konten gilt in jeder Zeile: nein. Die Tabelle ersetzt keine Prüfung im Einzelfall. Die ausführliche Fassung steht in der Checkliste zu KI und DSGVO.
Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung für eine Person, etwa über eine Bewerbung, trifft weiterhin ein Mensch. Darauf weisen beide Papiere mit Blick auf Art. 22 DSGVO hin.
Was gehört in eine KI-Richtlinie?
Die Datenschutzkonferenz empfiehlt klare, dokumentierte Weisungen dazu, welche Anwendungen zu welchen Zwecken erlaubt sind, am besten mit Beispielen für erlaubte und untersagte Fälle. Für einen kleinen Betrieb genügen zwei Seiten mit diesen Punkten:
- Erlaubte Werkzeuge. Dienstlich wird nur das Firmenkonto genutzt.
- Daten. Was hinein darf und was nie, am einfachsten als Tabelle wie oben.
- Prüfpflicht. Jede Ausgabe wird gelesen und geprüft, bevor sie das Haus verlässt. Sprachmodelle können falsche Angaben überzeugend formulieren.
- Grenzen. Keine Entscheidungen über Personen und keine ungeprüften Auskünfte zu Recht oder Steuern.
- Zuständigkeit. Wer Fragen beantwortet und neue Einsatzfälle freigibt.
Zur Richtlinie gehört eine Einweisung. Nach Artikel 4 der EU-KI-Verordnung ergreifen Anbieter und Betreiber von KI-Systemen Maßnahmen, mit denen sie die KI-Kompetenz ihres Personals fördern. Seit der Änderung durch den KI-Omnibus im Juli 2026 müssen sie dabei kein bestimmtes Niveau garantieren. Betreiber ist auch ein Betrieb, der einen Chatbot nur einsetzt. Eine bestimmte Schulungsform, ein Zertifikat oder ein KI-Beauftragter sind nach Darstellung der Bundesnetzagentur nicht vorgeschrieben (Stand: November 2026). Mehr dazu steht im Artikel zur EU-KI-Verordnung für kleine Unternehmen.
Gibt es einen Betriebsrat, binden Sie ihn früh ein. Nach der Orientierungshilfe kann die Einführung einer KI-Anwendung mitbestimmungspflichtig sein.
Welche Alternativen zu ChatGPT gibt es?
Der Ablauf gilt für jeden Assistenten. Welcher es wird, hängt oft davon ab, welche Büro-Software schon im Haus ist. Die folgenden Angaben stammen von den Anbietern (Stand: November 2026).
| Angebot | Naheliegend, wenn | Zusage zum Training |
|---|---|---|
| Microsoft Copilot Chat | Ihr Betrieb mit Microsoft 365 arbeitet | Prompts und Antworten werden nicht zum Training der Basismodelle verwendet |
| Claude Team und Enterprise | Sie einen Assistenten unabhängig von der Büro-Software suchen | Kein Training mit Ihren Inhalten als Voreinstellung |
| Gemini in Google Workspace | Ihr Betrieb mit Google Workspace arbeitet | Kein Training mit Kundendaten ohne Erlaubnis |
Wie bei OpenAI betreffen die Zusagen die Geschäftsangebote und die Anmeldung mit dem Firmenkonto. Microsoft knüpft den Schutz an die Anmeldung mit dem Entra-Konto und stellt die Nutzung unter den Datenschutznachtrag und die Produktbedingungen, die für Microsoft 365 gelten. Anthropic bindet sein Data Processing Addendum mit Standardvertragsklauseln in die Geschäftsbedingungen ein. Google behandelt Prompts als Kundendaten nach dem Zusatz zur Verarbeitung von Cloud-Daten.
Wer keine Daten an einen Anbieter aus den USA geben will, kann Sprachmodelle bei einem europäischen Anbieter oder auf eigener Hardware betreiben. Das bedeutet mehr Aufwand bei Einrichtung und Betrieb und lohnt sich vor allem bei sensiblen Daten.
Wann reicht ChatGPT nicht mehr?
Ein Chat-Assistent kennt nur, was Sie in das Eingabefeld geben oder hochladen. Für Entwürfe und Zusammenfassungen reicht das. Zwei Grenzen zeigen sich, sobald es um den Kern des Betriebs geht.
Die erste Grenze sind Ihre eigenen Systeme. Soll der Assistent wissen, welche Aufträge offen sind oder wer morgen wo eingeteilt ist, braucht er einen geregelten Zugang zu Ihrer Software. In einer Betriebsplattform, die wir für einen Dachdeckerbetrieb entwickelt haben, gibt es dafür eine MCP-Schnittstelle mit zwölf Werkzeugen. Ein angebundener KI-Assistent sieht nur, was das Konto des angemeldeten Mitarbeiters sehen darf. Einen Tagesplan kann er nur als Entwurf ablegen, gültig wird der Entwurf erst durch einen Menschen. Verbinden dürfen sich nur KI-Anbieter, die auf einer Freigabeliste stehen. Mehr dazu steht in der Referenz Molderings und im Artikel „Was ist ein MCP-Server?“.
Die zweite Grenze sind Zahlen. Ein Sprachmodell formuliert, es rechnet nicht verlässlich. In derselben Plattform liest die KI Positionen aus Dokumenten deshalb nur aus. Gerechnet wird mit festem Code. Weicht das Ergebnis von den Summen des Angebots ab, gibt das System kein Ergebnis aus, sondern einen Hinweis.
Für den Chat-Assistenten im Büro ändert das nichts. Es zeigt nur, ab wann aus einem gebuchten Werkzeug ein Softwareprojekt wird.
Nächster Schritt
Wenn Sie vor dem Buchen wissen wollen, welche Aufgaben sich in Ihrem Betrieb lohnen und welche Daten dafür nötig sind, klären wir das in der KI-Beratung. Am Ende liegt eine schriftliche Entscheidungsgrundlage vor: geeignete Einsatzfälle in Reihenfolge, nötige Daten und Zugriffe, Risiken. Genügen für den Anfang ein Geschäftstarif und eine gute Richtlinie, sagen wir Ihnen das auch.