Für alle, die im Betrieb ein Angebot einordnen oder ein Budget ansetzen müssen: sechs Kostenfaktoren, Festpreis gegen Abrechnung nach Aufwand, die laufenden Kosten und eine Beispielrechnung mit offenen Annahmen.
Individuelle Software kostet Aufwand mal Stundensatz. Freiberufliche Softwareentwickler in Deutschland verlangen im Median 90 Euro netto je Stunde (Auswertung von freelancermap, Stand September 2026). Den größeren Unterschied macht der Aufwand: In unserer Beispielrechnung kommt eine erste Ausbaustufe mit 19 Arbeitstagen und angenommenen 100 Euro je Stunde auf 15.200 Euro netto. Betrieb und Pflege laufen danach weiter.
Eigene Preise nennen wir hier nicht. Jede Marktangabe ist verlinkt und wurde im November 2026 an der Quelle geprüft. Die Beispielrechnung arbeitet mit offenen Annahmen, die Sie durch Ihre eigenen ersetzen können.
Woraus besteht der Preis?
Anders als bei Standardsoftware zahlen Sie keine Lizenz je Arbeitsplatz. Sie zahlen Arbeitszeit: für das Klären der Anforderungen, den Entwurf, das Programmieren, das Testen und die Einführung.
Die Auswertung umfasst 2.337 Profile freiberuflicher Entwickler in Deutschland, Österreich und der Schweiz, die 90 Euro gelten für Deutschland. Über alle drei Länder liegt etwa die Hälfte der Profile bei 80 bis 100 Euro. Es sind geforderte Sätze und keine abgerechneten Honorare.
Für Agenturen und Softwarehäuser haben wir keine unabhängige Erhebung gefunden.
Zwischen dem unteren und dem oberen Ende dieser Sätze liegt etwa der Faktor zwei. Beim Aufwand sind die Unterschiede weit größer. Die erste Stufe in der Beispielrechnung weiter unten braucht 19 Arbeitstage, an einer Plattform für den ganzen Betrieb wird über Monate gebaut. Wer die Kosten steuern will, steuert deshalb den Umfang.
Welche Faktoren treiben die Kosten?
Die Tabelle zeigt für sechs Faktoren, was den Aufwand klein hält und was ihn wachsen lässt.
| Faktor | Hält den Aufwand klein | Lässt ihn wachsen |
|---|---|---|
| Umfang | ein Ablauf mit wenigen Ausnahmen | viele Abläufe mit Ausnahmen |
| Schnittstellen | keine oder eine einzige | mehrere, auch zu alten Programmen |
| Altdaten | Neustart oder eine saubere Liste | Jahre an Daten aus mehreren Quellen |
| Rollen und Sicherheit | ein Büro mit einer Rolle | Rechte je Bereich, Protokoll, zweiter Faktor |
| Geräte | nur der Browser im Büro | zusätzlich Handy und Monitor an der Wand |
| Qualität und Betrieb | Prototyp für wenige Nutzer | Tests, Sicherung, Updates im laufenden Betrieb |
Leicht unterschätzt werden Sonderfälle und Schnittstellen zu vorhandenen Programmen. Der Normalfall eines Ablaufs ist schnell gebaut. Zeit kosten die Ausnahmen: der Auftrag, der geteilt wird, oder die Rechnung, die storniert werden muss.
Vieles davon sieht man in keiner Vorführung. Ein Beispiel ist Molderings, die Betriebsplattform für einen Dachdeckerbetrieb, die wir entwickelt haben und betreuen. Dort gibt es neun Rechtebereiche und ein Protokoll aller Änderungen, die Anmeldung mit zweitem Faktor lässt sich je Konto einschalten. An der Oberfläche fällt das kaum auf. Gebaut und getestet werden muss es trotzdem.
Kommt KI dazu, wächst vor allem der Prüfaufwand. Dieselbe Plattform kann Leistungsverzeichnisse per Sprachmodell aus PDF-Dateien lesen. Die Geldbeträge rechnet danach fester Code und prüft sie gegen die Summen des Angebots. Weicht etwas ab, entsteht kein fertiges Dokument. Ein solches Sicherheitsnetz gehört in die Kalkulation.
Festpreis oder Abrechnung nach Aufwand?
Welches Modell passt, hängt daran, wie genau der Umfang beschrieben ist.
| Modell | Passt, wenn | Worauf Sie achten |
|---|---|---|
| Festpreis | der Umfang schriftlich feststeht | Änderungen kosten extra, ein Puffer ist eingerechnet |
| Nach Aufwand | sich der Umfang erst beim Bauen klärt | die Summe ist offen, verlangen Sie Zwischenstände |
| Stufen mit Obergrenze | ein Bauplan vorliegt und in Etappen geliefert wird | nach jeder Stufe steht eine Entscheidung an |
Der Grund ist die Schätzgenauigkeit. Schätzungen aus der ersten Idee heraus können nach Steve McConnell um den Faktor vier nach oben oder nach unten danebenliegen (Construx, Cone of Uncertainty). Mehr Zeit für die Schätzung ändert daran nichts. Genauer wird sie erst, wenn die Anforderungen beschrieben sind. Ein Festpreis nach einem einzigen Gespräch enthält deshalb einen hohen Sicherheitsaufschlag, oder er hält nicht.
Wir liefern in Versionen aus. Umfang und Reihenfolge stimmen wir mit Ihnen ab und halten beides schriftlich fest. Molderings ist in solchen Auslieferungen gewachsen: 16 Versionen zwischen Juli und November 2026, von 0.1.0 bis 1.8.0. Für ein neues Vorhaben heißt das: Jede Stufe lässt sich für sich schätzen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu.
Rechtlich kommt es darauf an, ob ein fertiges Werk geschuldet ist (Werkvertrag, § 631 BGB) oder die Arbeitsleistung (Dienstvertrag, § 611 BGB). Für den Werkvertrag regelt § 649 BGB den unverbindlichen Kostenanschlag: Zeichnet sich eine wesentliche Überschreitung ab, muss der Auftragnehmer das unverzüglich anzeigen. Sie können dann kündigen und zahlen den Teil, der der geleisteten Arbeit entspricht, dazu nicht im Preis enthaltene Auslagen (§ 645 BGB, Stand: November 2026). Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung.
Was kostet individuelle Software im Beispiel?
Die folgende Rechnung arbeitet mit angenommenen Werten. Sie ist kein Angebot und stammt nicht aus einem Kundenprojekt.
Angenommen ist ein Betrieb mit 15 Mitarbeitenden, der seine Auftragsliste in Excel durch eine Auftragsmappe im Browser ersetzt. Gerechnet wird mit 100 Euro netto je Stunde, einem frei gewählten Wert in der Nähe des Marktmedians. Bei 8 Stunden kostet ein Arbeitstag damit 800 Euro.
| Baustein | Tage | Euro netto |
|---|---|---|
| Bauplan und Abstimmung | 3 | 2.400 |
| Aufträge anlegen, suchen, Status führen | 6 | 4.800 |
| Dokumente und Fotos am Auftrag | 3 | 2.400 |
| Anmeldung mit zwei Rollen | 2 | 1.600 |
| Übernahme der Excel-Liste | 2 | 1.600 |
| Tests und Einführung | 3 | 2.400 |
| Erste Stufe | 19 | 15.200 |
| Einsatzplanung mit Kalender | 8 | 6.400 |
| Schnittstelle zur Buchhaltung | 5 | 4.000 |
| Mit Erweiterung | 32 | 25.600 |
Die Tage je Baustein sind Annahmen. Ein echtes Vorhaben weicht davon ab, je nachdem, wie die sechs Faktoren ausfallen.
Mit 80 statt 100 Euro je Stunde kostet die erste Stufe 12.160 Euro, mit 120 Euro sind es 18.240 Euro. Alle Beträge sind netto, die Umsatzsteuer kommt hinzu.
Die Rechnung ist so geschnitten, dass die erste Stufe für sich nutzbar ist. Über die Erweiterung entscheiden Sie später. Vergleichbar wird ein Angebot erst, wenn wie hier der Aufwand je Baustein dasteht.
Welche laufenden Kosten kommen dazu?
Nach dem Start laufen vier Posten weiter.
- Betrieb. Server und Domain, dazu die Datensicherung. Cloud-Server beginnen beim deutschen Anbieter Hetzner bei 6,53 Euro im Monat inklusive Umsatzsteuer (Preisübersicht von Hetzner, Stand: November 2026).
- Pflege. Sicherheitsupdates und Fehlerbehebung, dazu Anpassungen an neue Browser und Betriebssysteme.
- Weiterentwicklung. Wünsche, die erst im Alltag mit der Software entstehen.
- KI-Nutzung. Sprachmodelle werden nach Verbrauch abgerechnet. Gezählt wird in Token, also in der Textmenge, die das Modell liest und schreibt. Bei Anthropic kostet eine Million Eingabe-Token beim kleinen Modell Claude Haiku 5.5 ab 0,10 US-Dollar, beim großen Claude Fable 5.2 sind es 8 US-Dollar. Ausgabe-Token kosten jeweils das Fünffache (Preisliste von Anthropic, Stand: November 2026). Wie sich das im Monat auswirkt, rechnet der Artikel „Was kostet KI-Beratung?“ vor.
In der Beispielrechnung nehmen wir 20 Euro im Monat für den Betrieb und ein Pflegekontingent von 3 Stunden im Monat an. Das ergibt 3.840 Euro netto im Jahr, also 15 Prozent des Baupreises mit Erweiterung. Weiterentwicklung und KI-Nutzung sind darin nicht enthalten.
Unsere Lernplattform KeinBock.io betreiben wir selbst. Dort fallen dieselben Posten an: der Server, die Datensicherung, Sicherheitsupdates und die Nutzung der Sprachmodelle.
Wie groß der laufende Teil werden kann, zeigt eine Untersuchung von 30 IT-Anwendungen aus dem Jahr 2004. Bei fünf Jahren Betrieb entfielen dort 79 Prozent der Lebenszykluskosten auf Betrieb und Weiterentwicklung, 21 Prozent auf Planung und erste Entwicklung (Zarnekow, Brenner und Scheeg, Wirtschaftsinformatik 2004). Die Zahl ist alt und lässt sich nicht eins zu eins auf einen kleinen Betrieb übertragen. In unserer Beispielrechnung wären es nach fünf Jahren 43 Prozent, ohne Weiterentwicklung gerechnet. Fragen Sie deshalb bei jedem Angebot nach den Kosten der Jahre zwei bis fünf.
Rechnen Sie außerdem Ihre eigene Zeit ein, für Abstimmung und Tests, oft auch für das Aufräumen der Altdaten.
Wie kommen Sie zu einem belastbaren Preis?
Vier Schritte machen aus einer groben Schätzung einen Preis, mit dem Sie planen können.
- Beschreiben Sie den Ablauf und nicht die Lösung: wer was womit erledigt, wie oft, und wo es hakt. Eine Seite genügt.
- Trennen Sie Muss und Kann. In die erste Stufe gehört nur das Muss.
- Verlangen Sie den Aufwand je Baustein. Eine einzelne Summe lässt sich nicht vergleichen.
- Klären Sie vor der Unterschrift, wer die Software betreibt und pflegt und wem der Quellcode gehört.
Vorher lohnt die Gegenprobe, ob ein fertiges Produkt genügt. Die Kriterien dafür stehen im Artikel „Individual- oder Standardsoftware?“.
Nächster Schritt
Beschreiben Sie uns in ein paar Sätzen den Ablauf, den die Software tragen soll. Im ersten Gespräch grenzen wir ein, was in eine erste Stufe gehört. Daraus entstehen der Bauplan und eine Schätzung des Aufwands. Wie das abläuft, steht auf der Seite Individuelle Software.