Was kostet KI-Beratung?

Was KI-Beratung kostet, zeigen öffentliche Zahlen: Ein Beratertag liegt meist bei 1.000 bis 1.600 Euro, so die Preislisten der Anbieter und die Honorarstudie des Beraterverbands BDU. Eine schriftliche KI-Roadmap oder Strategieberatung zum Festpreis kostet bei zwei Anbietern 3.500 Euro netto, ein Pilot über vier bis sechs Wochen laut veröffentlichten Preisen 9.900 bis 30.000 Euro. Dazu kommen laufende Kosten für Modellnutzung und Betrieb.

Alle Zahlen sind am 10. November 2026 abgerufen und mit ihrer Quelle verlinkt. Eigene Preise nennt dieser Artikel nicht, er ordnet den Markt ein. Wie wir eine KI-Beratung aufbauen und was am Ende vorliegt, steht auf der Leistungsseite.

Was kostet KI-Beratung am Markt?

Eine verbindliche Preisliste gibt es nicht. Belastbar sind zwei Arten von Quellen: Honorarstudien und Preise, die Anbieter selbst veröffentlichen. Die Tabelle zeigt beides (Stand: November 2026).

Quelle	Leistung und öffentliche Angabe
BDU, Honorare im Consulting 2025	Beratertag im Schnitt der Beratungsbranche: 1.300 Euro, Partner 1.600 Euro
NordFlux	Beratertag KI-Beratung: 1.000 Euro netto
LeanFlow Consulting	Tag Automatisierung mit Microsoft 365: ab 1.100 Euro
freelancermap, Freelancer-Kompass 2026	Stunde freiberuflicher IT-Fachleute: Median 95 Euro, bei Data & Analytics 100 Euro
Nous Works	Praxistag mit KI-Fahrplan: ab 1.950 Euro
Modular Ops	Workshoptag: remote ab 2.900 Euro, vor Ort ab 3.900 Euro
Jean Hinz, ST Strategieberatung	KI-Roadmap oder Strategieberatung zum Festpreis: 3.500 Euro netto
Jean Hinz	Ein Ablauf in 4 Wochen umgesetzt, Festpreis: 9.900 Euro netto
Pexon Consulting	Pilot in 6 Wochen, Festpreis: 15.000 bis 30.000 Euro

Die Zahl des BDU ist der Schnitt der gesamten Beratungsbranche für 2025, kein eigener Wert für KI-Beratung. Der Median der Freiberufler entspricht bei acht Stunden 760 Euro am Tag, das ist unsere Umrechnung. In den Tagespreisen von Nous Works und Modular Ops stecken auch Ergebnisunterlagen wie ein Fahrplan, bei Modular Ops außerdem ein Vorgespräch und eine zugeschnittene Agenda.

3.500 Euro sind zugleich der Höchstbetrag, den das BAFA als Beratungskosten anerkennt. ST Strategieberatung richtet ihr Paket ausdrücklich an dieser Förderung aus. Das Vier-Wochen-Paket von Jean Hinz heißt dort Umsetzungs-Sprint. Wir zählen es zu den Piloten, weil am Ende ein Ablauf läuft.

Die Preise der Anbieter sind Einzelangaben, kein repräsentativer Durchschnitt. Nicht jede Seite sagt, ob netto oder brutto gemeint ist. Was eine vollständige Umsetzung nach dem Piloten kostet, behandelt der Artikel „Was individuelle Software kostet“.

Tagessatz, Festpreis oder Paket?

Die Preismodelle unterscheiden sich darin, wer das Risiko trägt, wenn der Aufwand größer wird als gedacht.

Modell	Passt, wenn	Worauf Sie achten
Tagessatz	die Aufgabe noch offen ist und sich erst beim Arbeiten klärt	Obergrenze in Tagen vereinbaren, sonst tragen Sie das Risiko, wenn es mehr Tage werden
Festpreis	Ergebnis und Umfang sich vorher beschreiben lassen	genau lesen, was als Ergebnis zugesagt ist und was als Zusatz gilt
Paket	ein fester Zuschnitt reicht, etwa Analyse oder Pilot	prüfen, ob der Inhalt zu Ihrer Frage passt

Ein Festpreis ist nicht automatisch günstiger. Wer das Risiko übernimmt, rechnet in der Regel einen Puffer ein. Dafür wissen Sie vorher, was Sie zahlen. Oft passt eine Mischung: die Analyse zum Festpreis, weil ihr Umfang überschaubar ist, die Umsetzung danach nach Aufwand mit Obergrenze.

Wir selbst arbeiten in Paketen. Am Anfang steht ein KI-Potenzialcheck mit schriftlicher Entscheidungsgrundlage. Danach folgt ein Pilot für genau einen Ablauf, der mit einer klaren Antwort endet: weiterbauen, anpassen oder lassen. Die Pakete beschreiben wir unter Vorgehen.

Was treibt die Kosten?

Der Tagessatz erklärt nur einen Teil des Preises. Wie viele Tage es werden, hängt an fünf Punkten.

• Klarheit der Aufgabe. Ein benannter Ablauf, etwa das Erfassen eingehender Rechnungen, ist schneller geprüft als die offene Frage, wo KI im Betrieb überhaupt hilft. Die braucht erst Gespräche in mehreren Abteilungen.
• Daten und Zugänge. Liegen die Unterlagen digital vor und hat Ihre Software eine Schnittstelle, sinkt der Aufwand. Müssen Daten erst aus Papierordnern oder einem alten Programm geholt werden, wächst er.
• Tiefe des Ergebnisses. Eine Empfehlung auf Papier kostet weniger als ein Test mit echten Unterlagen. Dafür zeigt nur der Test, ob es bei Ihnen funktioniert.
• Kontrolle und Datenschutz. Freigabeschritte und die Frage, wo Daten verarbeitet werden, gehören von Anfang an in die Planung.
• Ort. Termine im Betrieb kosten Anfahrt und Zeit. Bei Modular Ops beginnt der Workshoptag vor Ort 1.000 Euro über dem Remote-Tag.

Wie viel an den Prüfschritten hängt, wissen wir aus eigener Arbeit. In der Betriebsplattform für einen Dachdeckerbetrieb liest ein Sprachmodell Leistungsverzeichnisse aus, gerechnet wird von festem Code. Weicht die Summe vom Angebot ab, gibt das System kein Ergebnis aus und zeigt stattdessen einen Hinweis. Die KI-Anbindung ist so gebaut, dass sie nur Entwürfe ablegt. Gültig wird ein Entwurf erst, wenn ein Mensch ihn übernimmt. Solche Sicherungen kosten Entwicklungszeit. Ein Angebot ohne sie ist nur auf dem Papier günstiger.

Welche laufenden Kosten kommen dazu?

Nach der Beratung beginnen die Kosten, die jeden Monat wiederkehren (Preise mit Stand: November 2026).

• Lizenzen je Nutzer. Fertige Assistenten werden je Arbeitsplatz abgerechnet. Microsoft 365 Copilot Business ist ein Zusatz zu einem Microsoft-365-Business-Tarif. Microsoft nennt dafür 18,20 Euro je Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung zuzüglich Umsatzsteuer (Preisseite von Microsoft). Anthropic nennt für Claude im Team-Tarif 20 US-Dollar je Standardplatz und Monat bei jährlicher Abrechnung (Preisseite von Anthropic).
• Modellnutzung nach Verbrauch. Ist KI in eigene Software eingebaut, rechnet der Modellanbieter nach Token ab, also nach der Textmenge, die das Modell liest und schreibt. Bei Anthropic kostet das kleine Modell Claude Haiku 5.5 je Million Token 0,10 US-Dollar für die Eingabe und 0,50 US-Dollar für die Ausgabe (bei Anfragen bis 100.000 Token), das große Claude Fable 5.2 kostet 8 und 40 US-Dollar (Preisliste von Anthropic).
• Betrieb und Pflege. Dazu zählen Server, Sicherung, Updates und kleine Anpassungen. Veröffentlichte Monatspauschalen beginnen je nach Anbieter bei 490 Euro (Jean Hinz) oder bei 4.000 Euro (Pexon Consulting).

Welches Modell eine Aufgabe braucht, ist damit eine Kostenentscheidung. In der Betriebsplattform für den Dachdeckerbetrieb sortiert ein lokaler Vorfilter zuerst die Seiten aus, die das Modell nicht lesen muss. Routine wie das Einordnen eines Auftragstexts läuft über ein günstiges Modell. In unserer Lernplattform KeinBock.io hat jede KI-Funktion ein festes Budget, und der Verbrauch wird je Konto gebucht. Fragen Sie im Angebot nach solchen Vorkehrungen.

Was sollte im Angebot stehen?

Ein Angebot, das sich vergleichen lässt, beantwortet diese Punkte:

• das Ergebnis in einem Satz, etwa eine Entscheidungsvorlage oder ein laufender Test
• den Umfang in Tagen oder als Festpreis, bei Abrechnung nach Aufwand mit Obergrenze
• was nicht enthalten ist, zum Beispiel Reisekosten und die Kosten für Lizenzen oder Modellnutzung
• was Sie beisteuern: einen Ansprechpartner mit Zeit, dazu Unterlagen und Zugänge
• wie mit Ihren Daten umgegangen wird und wo sie verarbeitet werden
• wem Konzept und Code am Ende gehören
• einen Punkt, an dem Sie aufhören können, ohne dass die bisherige Arbeit verfällt
• die laufenden Kosten nach dem Projekt, mindestens als Schätzung

Misstrauisch sollten Sie werden, wenn Einsparungen in Prozent zugesagt werden, bevor jemand Ihre Abläufe gesehen hat. Ein gutes Angebot sagt auch, wenn eine feste Regel oder eine kleine Anpassung der vorhandenen Software reicht.

Wie senkt Förderung den Eigenanteil?

Förderprogramme zahlen einen Teil der Beratungskosten als Zuschuss. Für Betriebe in Nordrhein-Westfalen kommen zwei Programme in Frage (Stand: November 2026).

• NRW.BANK.Impuls KI. 50 Prozent Zuschuss, höchstens 25.000 Euro in zwei Jahren, für kleine und mittlere Unternehmen mit Sitz in NRW. Gefördert werden Konzeptberatung (Modul A) und der Test eines KI-Systems (Modul B). Die NRW.BANK meldet allerdings, dass ihr Antragsportal geschlossen und eine Antragstellung aktuell nicht möglich ist (Programmseite der NRW.BANK).
• Förderung von Unternehmensberatungen für KMU. Das BAFA bezuschusst Beratung zu Fragen der Unternehmensführung. Es ist kein KI-Programm. Ob eine KI-Beratung darunter fällt, hängt von ihrem Inhalt ab. In den alten Bundesländern sind es 50 Prozent von höchstens 3.500 Euro Beratungskosten, also bis zu 1.750 Euro je Beratung (Übersicht der IHK Mittleres Ruhrgebiet). Das Programm läuft bis Ende 2028. Für Anträge ab dem 1. Januar 2027 nennt das BAFA Änderungen im Verfahren (Programmseite des BAFA).

In beiden Programmen gilt: erst die Antwort der Förderstelle, dann der Auftrag. Beim BAFA dürfen Sie den Beratungsvertrag erst schließen, wenn das Informationsschreiben vorliegt, denn schon der Vertragsschluss zählt als Beginn der Beratung. Bei der NRW.BANK darf das Vorhaben vor dem Zuwendungsbescheid nicht begonnen sein. Ob Vorhaben und Berater die Bedingungen erfüllen, prüft die Förderstelle.

Kostenfrei und anbieterneutral ist die erste Orientierung bei den Mittelstand-Digital Zentren, die das Bundeswirtschaftsministerium fördert. Das heutige Netzwerk läuft Ende 2026 aus, ein neues startet laut Ministerium am 1. Januar 2027 (Pressemitteilung vom 20. Oktober 2026).

Einzelheiten und den aktuellen Stand der Programme sammeln wir im Artikel „Förderung für KI-Beratung in NRW“. Dieser Artikel ist keine Rechts- oder Förderberatung. Maßgeblich sind die Richtlinien der Förderstellen.

Wie sieht eine Beispielrechnung aus?

Die folgende Rechnung ist ein Beispiel mit angenommenen Werten. Sie ist kein Angebot und stammt aus keinem Kundenprojekt. Sie zeigt, wie die Posten zusammenwirken.

Angenommen ist ein Betrieb in NRW, der prüfen lässt, ob sich eingehende Lieferantenrechnungen vorerfassen lassen, und danach einen KI-Test beauftragt.

Posten	Annahme	Betrag
Analyse	4 Beratertage zu 1.300 Euro (Schnitt laut BDU)	5.200 Euro
Test eines KI-Systems (ohne Livebetrieb)	Testumfang innerhalb der veröffentlichten Spanne für Piloten	12.000 Euro
Einmalige Kosten	Summe	17.200 Euro
Zuschuss	50 Prozent, falls beantragt und bewilligt	8.600 Euro
Eigenanteil einmalig	Kosten abzüglich Zuschuss	8.600 Euro
Nutzung des Modells je Monat	400 Dokumente, mittleres Modell	rund 9 US-Dollar
Betrieb und Pflege je Monat	unteres Ende der veröffentlichten Pauschalen	490 Euro

Für die Modellnutzung sind je Dokument 6.000 Token Eingabe und 1.000 Token Ausgabe angenommen, abgerechnet mit Claude Sonnet 5.5 zu 2 und 10 US-Dollar je Million Token. Mit Claude Fable 5.2 wären es rund 35 US-Dollar im Monat.

Bei dieser Menge ist die Modellnutzung der kleinste Posten, Betrieb und Pflege wiegen schwerer. Der Zuschuss bezieht sich nur auf Beratung und Test, den späteren Betrieb tragen Sie selbst. Die Zuschusszeile folgt dem Muster von NRW.BANK.Impuls KI. Gefördert wird dort nur der Test. Geht ein Pilot in den Livebetrieb, ist der Teil nach dem Testzeitraum nicht förderfähig, der Eigenanteil steigt entsprechend. Solange dort kein Antrag möglich ist, bleibt sie Theorie.

Nächster Schritt

Wenn Sie ein Angebot einordnen wollen oder vor der ersten Anfrage stehen, bringen Sie eine konkrete Aufgabe mit. Dann lässt sich der Aufwand früh eingrenzen. Wie das abläuft, steht auf der Seite KI-Beratung.