Vier Einsatzfälle aus einer Betriebsplattform für einen Dachdeckerbetrieb. Für jeden steht hier, was die KI tut und was fest geregelt bleibt. Was wir nicht belegen können, steht auch da.
KI im Handwerk nimmt heute vor allem dem Büro Arbeit ab. Sie liest Leistungsverzeichnisse und Rechnungen aus und schlägt die Werte vor. Über eine Anbindung an die Betriebssoftware kann ein Assistent Fragen zum Tagesstand beantworten und einen Planungsentwurf ablegen. Das Rechnen übernimmt fester Code, die Freigabe gibt ein Mensch.
Diese Einsatzfälle stammen aus eigener Arbeit. Wir haben sie in einer Betriebsplattform für einen Dachdeckerbetrieb gebaut, die Aufträge, Einsatzplanung, Dokumente und Abrechnung in einem System führt. Der Artikel beschreibt, was dort gebaut ist (Stand: November 2026). Zur Nutzung im Alltag des Betriebs und zu gesparter Zeit machen wir keine Angaben, weil wir dafür keine freigegebenen Zahlen haben.
Wofür lässt sich KI im Handwerk heute einsetzen?
Für Aufgaben, bei denen jemand Unterlagen liest und Werte überträgt oder eine Auskunft aus vorhandenen Daten zusammensucht. Solche Arbeit fällt im Büro eines Handwerksbetriebs jeden Tag an, und ihr Ergebnis lässt sich prüfen.
Vier Fälle aus der Plattform zeigen das:
| Einsatzfall | Was die KI tut | Was fest geregelt bleibt |
|---|---|---|
| Leistungsverzeichnis ausfüllen | Liest Positionen und Preise aus dem PDF | Code rechnet und prüft die Summen |
| Tagesstand abfragen | Beantwortet Fragen aus den Plandaten | Sie sieht nur, was das Konto sehen darf |
| Planungsentwurf vorbereiten | Legt einen Entwurf für einen Tag ab | In die gültige Planung schreibt sie nicht |
| Rechnung erfassen | Schlägt die Eckdaten aus dem PDF vor | Ein Mensch bestätigt die Werte |
In allen vier Zeilen ist die Arbeit gleich verteilt. Die KI übernimmt das Lesen und Vorbereiten. Was Geld oder Termine verbindlich macht, liegt bei festen Regeln oder bei einem Menschen. Wie aus einem solchen Einsatzfall ein Projekt wird, steht auf der Seite Software und KI für das Handwerk.
Kann KI ein Leistungsverzeichnis ausfüllen?
Ja, wenn sie liest und nicht rechnet. Hochgeladen werden zwei Dateien: das Leistungsverzeichnis der Ausschreibung und das eigene Angebot mit den Preisen. Ein Vorfilter wählt zuerst die Seiten aus, auf denen Positionen stehen. Diese Seiten liest danach ein Sprachmodell, lange Verzeichnisse in Abschnitten. Vor dem Lauf zeigt die Plattform, welches Modell liest und was der Lauf voraussichtlich kostet.
Die Zuordnung zwischen Ausschreibung und Angebot läuft über die Ordnungszahlen der Positionen. Jede Position bekommt eine Ampel. Unsichere Zuordnungen bleiben sichtbar, statt im Ergebnis zu verschwinden.
Gerechnet wird danach von festem Code mit Dezimalzahlen, nicht vom Sprachmodell. Am Ende vergleicht das System sein Ergebnis mit den Summen, die im Angebot stehen. Weichen sie ab, entsteht kein ausgefülltes Dokument, und das System zeigt die Abweichung an. Stimmen sie überein, stehen die Preise im Original-PDF, und im Editor lassen sich die Einträge nacharbeiten.
Der Grund für die Trennung: Sprachmodelle lesen gut, können sich aber verrechnen und übertragen gelegentlich eine Ziffer falsch. In einem Angebot darf das nicht unbemerkt bleiben.
Liegen die Unterlagen als GAEB-Dateien vor, liest die Plattform sie ganz ohne KI. Wo eine feste Regel reicht, ist sie die bessere Wahl.
Kann ein Assistent den Tagesstand abfragen?
Ja. Die Plattform hat dafür eine Anbindung nach dem Model Context Protocol, kurz MCP. Sie stellt einem KI-Assistenten zwölf Werkzeuge bereit, neun davon lesen nur. Damit kann er Fragen wie diese beantworten:
- Wer ist morgen wo eingeteilt, und mit welchem Fahrzeug?
- Welcher Trupp hat in der nächsten Woche noch Luft?
- Wer fehlt am Donnerstag?
- Welche Aufträge sind noch nicht eingeplant?
Der Mitarbeiter verbindet den Assistenten mit seinem eigenen Konto und stimmt der Verbindung zu. Der Assistent bekommt genau die Rechte dieses Kontos. Ein Werkzeug, für das dem Konto das Recht fehlt, wird ihm gar nicht angeboten. Welche KI-Anbieter sich verbinden dürfen, gibt ein Administrator frei. Schreibende Aufrufe stehen im Änderungsprotokoll.
Was hinter dem Protokoll steckt, erklärt der Artikel „Was ist ein MCP-Server?“.
Kann KI die Einsatzplanung übernehmen?
Nein, nicht selbstständig. Der Assistent kann über die Anbindung einen Entwurf für einen Tag ablegen. In die Tagesplanung selbst schreibt er nicht. Vor dem Ablegen prüft das Werkzeug, ob der Tag gesperrt ist und ob sich die Planung seit dem Lesen geändert hat. Gültig wird ein Entwurf erst durch einen eigenen Schritt eines Menschen, und was übernommen wurde, lässt sich als Block zurücknehmen.
Wir halten diese Grenze für richtig. Eine Einteilung hängt an Dingen, die in keinem System stehen: ein Kunde, der nur vormittags zu Hause ist, oder ein Geselle, der die Baustelle schon kennt. Ein Entwurf spart das Zusammensuchen. Die Entscheidung bleibt bei dem, der den Betrieb kennt.
Diesen Fall beschreiben wir als gebaute Anbindung, nicht als eingespielten Alltag. Eine KI, die einen Betrieb allein verplant, haben wir nicht gebaut.
Was kann KI mit Rechnungen und Aufträgen?
Sie nimmt Tipparbeit ab. Bei einer hochgeladenen Rechnung schlägt die KI die Eckdaten vor, ein Mensch bestätigt sie. Bei einem Angebot oder Auftragsschreiben als PDF schlägt sie die Kopfdaten des neuen Auftrags vor. Gespeichert wird erst nach der Bestätigung.
Aus einem frei formulierten Auftragstext ordnet sie außerdem Art, Dringlichkeit, Gewerke und Aufwand ein. Die Auswahllisten dafür kommen aus den Stammdaten des Betriebs. Die KI wählt also aus dem, was der Betrieb selbst festgelegt hat.
Wie wir solche Abläufe aufbauen, steht unter KI-Automatisierung.
Reicht nicht ein gewöhnlicher Chat-Assistent?
Für Texte ja. Ein Anschreiben oder die Antwort auf eine Kundenmail lässt sich damit heute gut entwerfen. Dafür braucht es kein Projekt.
Der Chat-Assistent kennt aber Ihre Aufträge und Termine nicht. Sobald eine Antwort aus den Daten des Betriebs kommen soll, braucht es eine Anbindung wie oben beschrieben. Und sobald Zahlen im Spiel sind, braucht es eine Gegenprobe, die nicht vom Sprachmodell stammt.
Wo liegen die Grenzen?
Manche Versprechen, die über KI im Umlauf sind, können wir aus eigener Arbeit nicht bestätigen. Die Tabelle zeigt, was wir dazu sagen können.
| Aussage | Was wir dazu sagen können |
|---|---|
| KI plant den Tag allein | Nein. Sie legt nur Entwürfe ab, gültig macht sie ein Mensch. |
| KI erfasst Arbeitszeiten | Kein eigener Beleg. Das haben wir nicht gebaut. |
| KI spart eine feste Zahl an Stunden | Keine Zahl. Wir haben keine freigegebenen Messwerte. |
Dazu kommt die Frage nach den Daten. Wer ein Dokument von einem Sprachmodell in der Cloud lesen lässt, schickt dessen Inhalt an den Anbieter, und der kann außerhalb der EU sitzen. In der Plattform steht deshalb dort, wo Inhalte an die KI gehen, ein Hinweis darauf. Welche Unterlagen an welchen Anbieter gehen dürfen, gehört vor dem Start geklärt.
Was braucht ein Betrieb dafür?
Vor allem Ordnung in den Daten. Vier Punkte gehören dazu:
- Daten an einem Ort. Ein Assistent kann nur abfragen, was im System gepflegt ist. Steht die Einteilung auf einer Tafel oder im Kopf des Meisters, gibt es nichts zu lesen.
- Lesbare Unterlagen. Ein PDF aus einem Programm liest ein Modell verlässlicher als einen schiefen Scan.
- Eine Gegenprobe. Bei Geld ist das eine Summe, gegen die geprüft wird. Wo es keine gibt, bestätigt ein Mensch.
- Rechte und ein Protokoll. Die KI darf nicht mehr sehen als der Mitarbeiter, der sie benutzt, und Änderungen müssen nachvollziehbar bleiben.
Eigene Software ist nicht in jedem Fall nötig. Fertige Handwerkersoftware bleibt oft die richtige Wahl. Für einen Assistenten muss sie allerdings eine Schnittstelle bieten, über die sich die Daten lesen lassen. Eine eigene Lösung lohnt sich dort, wo der Ablauf des Betriebs nicht in das fertige Programm passt oder wo Daten aus mehreren Programmen zusammenkommen müssen.
Womit fängt man an?
Mit einem Ablauf, der oft vorkommt und dessen Ergebnis sich prüfen lässt. In einem Betrieb, der viele Ausschreibungen bearbeitet, liegt das Leistungsverzeichnis nahe. In einem Betrieb mit vielen kleinen Aufträgen ist es eher die Auftragserfassung aus Text und PDF.
Planung und Assistent kommen danach, weil beide gepflegte Daten voraussetzen. Wie Sie passende Abläufe eingrenzen, zeigt der Artikel „Welche Prozesse eignen sich für KI?“.
Nächster Schritt
Wenn einer der vier Einsatzfälle zu Ihrem Betrieb passt, lesen Sie auf der Seite Software und KI für das Handwerk weiter. Dort steht, wann fertige Handwerkersoftware reicht und wie ein Projekt mit uns abläuft.